Come scrivere un contratto di software ERP (enterprise resource planning) che ti tuteli.
Prima di affrontare la tematica dei contratti software ERP – Enterprise Resource Planning, spieghiamo cos’è un ERP. ERP sta per enterprise resource planning, che tradotto significa pianificazione delle risorse aziendali. Si tratta di sistemi altamente personalizzabili e complessi in grado di gestire i diversi processi aziendali ed integrare le attività dei vari dipartimenti (assistenza clienti, gestione delle filiere produttive, logistiche e di vendita, risorse umane, helpdesk, contabilità) permettendo loro di lavorare in modo organico e con processi fluidi in un unico ecosistema operativo.
Aspetti legali di un software ERP erogato in modalità Saas (software as a service): le clausole che non dovrebbero mancare in un contratto di software ERP.
L’ERP erogato in modalità Saas (software as a service) presenta indubbi vantaggi per il cliente che acquista il servizio: costi più bassi, infrastruttura gestita dal fornitore, manutenzione ed assistenza erogate dal fornitore ed incluse nel costo di abbonamento, possibilità di sottoscrivere abbonamenti a tempo limitato senza ulteriori vincoli di durata, assenza di costi aggiuntivi per hardware e manutenzione dell’hardware, database messo a disposizione dal fornitore senza costi aggiuntivi con annessa manutenzione, aggiornamenti inclusi, sicurezza dell’infrastruttura garantita dal fornitore, disaster recovery offerto dal fornitore, ecc..
Tutti questi vantaggi comportano dei rischi per il fornitore di un software ERP in modalità Cloud?
Certo, il fornitore non si limita ad offrire una licenza d’uso su un software da installare “on premises” ma offre un servizio complesso e scalabile erogato in modalità remota; si incarica quindi di una serie di tasks che necessariamente comporta maggiori rischi. Iniziamo col dire però che il contratto di software ERP non deve limitarsi a tutelare il fornitore ma deve anche essere “client friendly”, ovvero attento alle esigenze del cliente.
Proprietà intellettuale del software ERP in modalità SaaS
Disciplinare la proprietà intellettuale in maniera tale da non cedere alcun diritto di proprietà sul software, limitandosi a concedere al cliente un diritto d’uso sulla piattaforma ERP.
Pricing
Come calcolare i corrispettivi per l’uso del sistema ERP, ad esempio abbonamento mensile o annuale parametrato sul numero di utenze oppure flat fee per numero illimitato di utenti. Verificare se la struttura del pricing è scalabile o meno, ad esempio tramite offerta di un abbonamento premium che dà diritto a ricevere manutenzione, assistenza o altre funzionalità aggiuntive.
Durata del contratto di software ERP
Spesso i contratti Saas ERP prevedono il rinnovo automatico alla fine del periodo di abbonamento, questo facilita i compiti del fornitore che altrimenti dovrebbe gestire di volta in volta i singoli rinnovi invitando il cliente ad effettuare il pagamento per proseguire con l’uso della piattaforma, con maggiori costi di gestione per il fornitore stesso.
Livelli di servizio
Indicare la presenza di livelli di servizio quali criteri oggettivi e misurabili della prestazione del software, utili a limitare le obbligazioni del fornitore e di conseguenza la sua responsabilità per inadempimento. Il fornitore deve rendere chiaro che non potrà garantire livelli di servizio che non è in grado di raggiungere. Disciplina anche le conseguenze del mancato raggiungimento dei livelli di servizio, quali sono i rimedi che intendi concedere al cliente? Un rimedio potrebbe essere la concessione di crediti. Fissa, inoltre, un CAP o tetto massimo di quanto potresti essere chiamato a rispondere.
Dove verranno trattati i dati personali?
È importante considerare l’impatto del GDPR. Nella maggior parte dei casi il fornitore è classificato come responsabile del trattamento dei dati personali per conto del cliente (Art. 28 GDPR).
Qualche esempio di società che erogano servizi ERP in modalità Cloud.
Tra le principali società fornitrici di software in cloud possiamo annoverare sicuramente Microsoft e Oracle.
Avv Marco Bigarelli
Avvocato con esperienza in contesti aziendali sia in Italia che all’estero. Mi occupo di assistenza legale ad imprese, professionisti e privati nel settore del web e delle nuove tecnologie. La mia esperienza spazia dalla contrattualistica d’impresa -in particolare accordi di licenza, sviluppo e distribuzione software, SaaS, IaaS, PaaS e Cloud- al settore dell’e-commerce e dei marketplace digitali, dalla distribuzione commerciale al web marketing. Assisto i miei clienti nel percorso di conformità al GDPR, reclami al Garante per la protezione dei dati personali, richieste di rimozione dei contenuti dal web (“diritto all’oblio”), tutela dell’immagine e dell’identità personale online.
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